Workspaces y Roles

Un contenedor con permisos comunes

Un workspace es el contenedor donde viven datasets, informes, dashboards, dataflows, lakehouses, notebooks y demás artefactos. Es la unidad mínima de organización y de permisos en Power BI / Fabric.

Todo lo que está dentro de un workspace comparte los permisos del workspace. No puedes dar acceso a "solo este informe" desde el workspace — para eso existen otras vías (Apps, sharing directo, certificación).

Cada workspace tiene:

• Un nombre (único en el tenant) y una descripción
• Una capacidad asignada: Shared (Pro), PPU, Premium o Fabric (F SKU)
• Una lista de miembros con roles
• Opcionalmente, una App publicada y un Deployment Pipeline

My Workspace (personal)

Cada usuario tiene uno. Es privado, no colaborativo y no gobernable. Útil para borradores y pruebas; nunca para contenido compartido. Una gobernanza sana desincentiva publicar nada importante aquí.

Workspaces V2 (los actuales)

Los que se crean desde el Service o vía API. Sustituyeron a los antiguos V1 basados en grupos de Microsoft 365. Soportan:

• 4 roles asignables a usuarios o grupos de Microsoft Entra
• Asignación a una capacidad (Pro / PPU / Premium / Fabric)
• Publicación de Apps y uso con Deployment Pipelines
• Vista de linaje y soporte para Git en workspaces Fabric

Admin → Member → Contributor → Viewer

Los roles son jerárquicos: cada nivel hereda los permisos del inferior y añade más. Esta es la tabla cruzada de permisos efectivos:

Reglas prácticas:

• Asigna roles a grupos de Entra, no a usuarios sueltos
• Mínimo 2 admins por workspace para evitar bloqueos si alguien se va
• Viewer + permiso Build sobre dataset = puede crear sus propios informes conectados a tu modelo

Separar autoría y consumo

Una App es la "vitrina" pública de un workspace. Empaqueta un subconjunto curado de informes y dashboards y los expone a los consumidores con permisos finos, navegación propia, branding y audiences.

• Audiences: diferentes grupos de usuarios ven diferentes subconjuntos de la misma App
• Versionado natural: los autores trabajan en el workspace; los consumidores ven solo la última versión publicada
• Sin acceso al workspace: los usuarios de la App no necesitan estar en el workspace

Es el patrón estándar para distribuir contenido a gran escala: autoría privada → revisión → App pública.

Patrones recomendados

Por dominio funcional (el más común)

• WS_Finance_Dev / WS_Finance_Prod
• WS_Sales_Dev / WS_Sales_Prod
• WS_HR_Prod
• WS_DataPlatform (datasets / dataflows / lakehouses compartidos por el CoE)

Convenciones de nombres

• Prefijo WS_ para distinguirlos en listas mezcladas
• Indicar dominio y, opcionalmente, etapa (Dev/Test/Prod)
• Sin abreviaturas crípticas — el nombre lo lee todo el mundo

Para Deployment Pipelines

Si vas a usar pipelines, necesitas tres workspaces (Dev, Test, Prod) por iniciativa, conectados a la misma pipeline. Más detalle en Deployment Pipelines.